Der Weg zur Inbox Zero – eine Schritt für Schritt Anleitung!

Die Inbox Zero ist für viele die ein Postfach besitzen unvorstellbar. Teilweise sind Tausende E-Mails unbeantwortet, gefunden wird wenig und in manchen Fällen muss sogar der Tarif erhöht werden, wenn der Speicherplatz nicht mehr ausreicht.

Doch es gibt Tipps und Tricks die Anzahl der E-Mails im Postfach zu verwalten. Dahinter verbirgt sich die Inbox Zero Strategie. Wenn dieses Vorgehen etwas für dich ist, dann kannst du dich auf mehr Übersicht freuen!

Ordnung ist das halbe Leben – auch digital

Eine wichtige E-Mail oder einen Anhang schnell zu finden kann Stress verursachen. Gerade wer mehrere Postfächer verwaltet stellt sich dann die Frage: „War es das Postfach? Oder doch ein anderes?“ Ich selber habe über Jahre hinweg keine Strategie bei der Verwaltung von meinen E-Mail Postfächern benutzt.

Der Vorteil bei der Anwendung der Inbox Zero Strategie sind dabei folgende:

  • E-Mails werden erheblich schneller abgearbeitet. So sparst du Zeit, auch wenn das auf den ersten Moment seltsam klingt
  • Das System bewahrt E-Mails davor „durchzugehen“ und werden mit Garantie von dir beachtet – das spüren auch Kunden & Partner
  • Die Anwendung der Vorgehensweise kann für mehr Konzentration und Fokus sorgen

Der Weg zur Inbox Zero besteht aus zwei Punkten: Zum einen haben wir drei Prinzipien. Ergänzt werden die Prinzipien durch eine Ordnerstruktur um E-Mails zu sortieren. Bevor wir zu dieser Struktur kommen, schauen wir uns die Prinzipien an:

  1. Der E-Mail Posteingang ist ein Durchgangsort für deine E-Mails. Ab sofort werden hier keinerlei E-Mails mehr verwahrt.
  2. Jede E-Mail wird in der Inbox nur einmal bearbeitet. Wenn du Sie bewegen willst, entscheidest du sofort wohin es mit ihr geht.
  3. Du schließt das E-Mail Programm erst, wenn alle E-Mails aus dem Posteingang raus und sortiert sind

Nun müssen die Mails noch wohin sortiert werden. Dafür wird folgende Ordnerstruktur empfohlen:

  1. Posteingang
    Hier kommen deine E-Mails an. Deshalb ist dieser Ort in jedem Mailprogramm vorhanden
  2. Archiv
    Hier legst du alle E-Mails ab die zwar Informationen erhalten, aber weder Antwort noch Handlung generell benötigen
  3. Warten auf
    Hierher schiebst du alle E-Mails aus dem Posteingang, bei denen du auf eine Handlung wartest. Du hast deinen Steuerberater gebeten eine Gehaltssimulation durchzuführen? Dann gehört die E-Mail in diesen Ordner. Es ist dann auch eine Art To-Do Liste. Aufgaben verlierst du so nicht mehr aus den Augen
  4. Lesen
    Verschiebe in diesen Ordner alle Mails die du lesen aber nicht bearbeiten musst. Das können neben einem Newsletter natürlich auch E-Mails sein bei denen du in cc gesetzt worden bist.
  5. Bearbeiten
    Alle E-Mails die du beantworten oder bearbeiten musst finden hier ihren Platz.

Es sind entsprechend 4 Ordner die angelegt werden müssen und laufend gefüllt und wieder geleert werden. Es könnte hilfreich sein eine Software zu benutzen in der alle Postfächer zusammenlaufen. Das kann z.B mit Thunderbird kostenfrei oder mit einer kostenpflichtigen Software wie Postbox erledigt werden. So bekommt man seinen kompletten E-Mail Posteingang verwaltet.

Inbox Zero - mit diesen Schritten moeglich
Wer Prinzipien und Ordner konsequent umsetzt, der kann sich über ein bald leeres Postfach freuen.

Postfach öffnen, Routine und Angewohnheiten für die Inbox Zero ändern

Ein Zeitfresser ist das ständige öffnen und schließen des E-Mail Postfachs. Hier ein Newsletter, da eine Phishing Mail, plötzlich eine Kundenanfrage und dann wieder nichts. Die aktuelle Arbeit wird jedes Mal unterbrochen. Es dauert, bis die ursprüngliche Tätigkeit mit voller Konzentration wieder aufgenommen werden kann.

Eine gezielte Vorgehensweise zur Öffnung des E-Mail Postfachs schafft Freiräume und erhöht die Effektivität. Dabei kann sich an der Stelle gemerkt werden: Das Postfach sollte so selten wie möglich, aber so häufig wie nötig geöffnet werden! Mit der Hilfe vom Pareto-Prinzip lässt sich hier gut arbeiten.

Diesen schmalen Grad zu finden ist nicht allzu leicht. Doch wer seine E-Mails drei Mal am Tag abruft, der hat einen guten Weg gefunden.


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Wie gehe ich vor, wenn mein E-Mail Postfach überladen ist?

Nun kann es sein, dass dein Postfach schon ein paar Jahre auf dem Buckel hat. Da kann einiges an E-Mails zusammenkommen. Nun willst du endlich klar Schiff machen, weißt aber nicht wo du anfangen sollst? Folgende Vorgehensweise könnte für dich passen:

  • Verschiebe alle E-Mails in den Ordner „alte E-Mails“
  • Schaffe dir jeden Tag ein Zeitfenster in dem du den Ordner aufräumst
  • Nutze für die Sortierung die eben erstellten Ordner

Nach einiger Zeit kannst auch du dich über die Inbox Zero freuen. Auch nach einem Urlaub ist dieses Vorgehen grundsätzlich möglich und kann bei sehr vielen E-Mails hilfreich sein.


Vielen Dank, dass du den Blogbeitrag bis zum Ende gelesen hast!

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